Bimtek Manajemen Kearsipan Dan juga Pengelolaan Pusat Arsip (Record Center) – Memasuki era komputasi digital, sangat penting sekali untuk mengatur pengarsipan data, selain mudah di cari jika membutuhkan, Anda juga tidak akan kehilangan data. Pasalnya tidak hanya di simpan dalam bentuk hardcopy namun juga softcopy, ini memberikan keuntungan tersendiri, apalagi jika terjadi hal yang tidak di inginkan.
Info Bimtek Manajemen Kearsipan Dan Pengelolaan Pusat Arsip
Sekilas Ulasan Mengenai Materi Manajemen Kearsipan Dan juga Pengelolaan Pusat Arsip (Record Center)
Pengarsipan merupakan langkah langkah untuk menyusun file dengan tujuan untuk memudahkan pencarian data penting pada waktu tertentu dengan cepat. Kemudian Pengarsipan manual dengan menyimpan berkas berkas pada gudang data menimbulkan risiko yang lebih besar daripada pengarsipan secara elektronik. Keamanan data dan juga tingkat kerusakan data dapat lebih terjamin dengan adanya sistem E-Filling ini.
Manajemen kearsipan dan juga pengelolaan pusat arsip (record center) menjadi penting untuk menjaga kerahasiaan dokumen yang di arsip. Kesalahan teknis dapat sewaktu waktu terjadi, maka dari itu membutuhkan manajemen arsip yang bagus. dan Di bawah ini pemaparan mengenai tahapan yang penting dalam pemilihan sistem pengarsipan data.
- Pertama, Pemindahan file
- Kemudian, Penyimpanan file
- Selanjutnya, Pemberian indeks pada file
- Dan juga, Pengontrolan akses file
- Terakhir, Pengimplementasian arsip elektronik
Dalam rangka mengoptimalkan Pemahaman Pejabat serta Aparatur Pemerintah Daerah tentang Bimtek Kearsipan. Dengan ini kami akan menyelenggarakan Pelatihan Seminar / Bimtek dengan materi “Manajemen Kearsipan Dan Pengelolaan Pusat Arsip (Record Center).”, Jadi akan kami laksanakan pada:
Info Jadwal Bimtek Dan Diklat Kearsipan Nasional Manajemen Kearsipan
Silahkan Klik link tabel berikut ini untuk jadwal terbaru dan terlengkap:
| Info Bimtek Keuangan Dan Diklat Nasional |
|---|
| Kegiatan ini diselenggarakan secara swadana yang dibebankan ke masing-masing peserta / SKPD dengan Biaya sebesar : 1. Rp. 4.500.000,- (Empat juta lima ratus ribu rupiah) / Peserta (Menginap) 2. Rp. 3.500.000,- (Tiga juta lima ratus ribu rupiah) / Peserta (Tidak Menginap) Pelatihan Online Via Zoom Meeting dengan Biaya sebesar : Rp. 2.500.000.- (Dua juta lima ratus ribu rupiah) / Peserta Perlengkapan Fasilitas Peserta Yang Akan di Dapatkan Catatan dan Promo Konfirmasi Pendaftaran   |
Bimtek Manajemen Kearsipan Dan Pengelolaan Pusat Arsip
Penjelasan
1. Pemindahan file
Pemindahan file berarti menyalin file dari data nyata menjadi data digital, pemindahan ini dapat kita lakukan dengan:
- Scanning
Pertama Scanning dapat di lakukan dengan memindai data menjadi gambar atau file dalam komputer yang dapat di lakukan dengan Automatic Document Feader (dokumen di letakkan dalam tray untuk di pindai satu persatu). Untuk menunjang pengarsipan yang fleksibel, maka alat yang di gunakan harus compatible dengan semua ukuran kertas sehingga semua data seperti peta, gambar teknik bahkan kartu nama dapat di pindai dan juga di simpan. Scanning ini memiliki dua mode, yaitu simplex dan juga duplex - Conversion
Kemudian Tahap ini merupakan pengubahan format file dari spreadsheet atau word processor menjadi data permanen yang dapat di simpan - Importing
Importing merupakan tahap pemindahan data grafik, audio clip, dokumen office suite dan juga video dalam sistem pengarsipan elektronik
2. Penyimpanan file
Kapasitas penyimpanan merupakan salah satu hal pendukung pengarsipan elektronik karena dalam setiap pertambahan waktu, maka dokumen yang di simpan akan bertambah pula, agar file dapat di akses dalam waktu yang panjang maka memori penyimpanan harus di siapkan dengan cukup. Berikut ini merupakan contoh alat penyimpan arsip:
- Hard drives (MagneticMedia)
- Disk drive / Magneto Optical Storage
- Compact Disk / CD
- Digital Video DISK / DVD
- Terakhir, Write Once, Read Many / WORM
Manajemen Kearsipan Dan Pengelolaan Pusat Arsip
3. Pemberian indeks pada file
Jalan untuk mempermudah pencarian file adalah dengan pemberian indeks di setiap file. Pencarian di masa yang akan datang hanya dengan mengetikkan indeks dari file yang di cari. Berikut ini merupakan beberapa sistem pengindeksan:
- Pertama, Index Field
- Kemudian, Full text indexing
- Terakhir, Folder/File Structure
4. Pengontrolan akses file
Setiap file memiliki urgensi masing masing yang harus di jaga kerahasiaannya, sehingga di butuhkan cara pengaksesan yang fleksibel dan juga luas serta di butuhkan tingkat keamanan yang komprehensif sesuai dengan jenis filenya.
5. Pengimplementasian arsip elektronik
Pengimplementasian pengarsipan secara elektronik ini harus di sesuaikan dengan kebutuhan dan skala prioritas dan juga harus mengkaji isu hukum serta pengelolaan dan pemeliharaan dalam jangka panjangnya. Implementasi ini juga membutuhkan training untuk pera pengelolanya agar tidak terjadi kebocoran data.
INFO BIMTEK untuk anda yang ingin mengetahui selengkapnya di bidang Kearsipan dengan materi lainnya dapat di lihat pada sub laman Bimtek Kearsipan. Bimtek Manajemen Kearsipan Dan juga Pengelolaan Pusat Arsip (Record Center)
